Procedura zakupowa w laboratorium

ISO 17025 – Przykład procedury „Zarządzanie dostawcami i dostawami”

Cel procedury

Celem procedury jest ustalenie zasad i trybu postępowania dotyczącego oceny i wyboru dostawców oraz realizacji zakupów usług i dostaw wpływających na jakość wykonywanych badań.

Przedmiot procedury

Procedura dotyczy określania zasad i trybu wyboru dostawców oraz realizacji zakupów usług i dostaw wpływających na jakość wykonywanych badań.

Zakres stosowania

Procedura obowiązuje we wszystkich jednostkach organizacyjnych laboratorium objętych systemem jakości.

Stosowana terminologia i skróty

Stosowana terminologia jest zgodna z międzynarodowym słownikiem podstawowych i ogólnych terminów metrologicznych (GUM 1996) oraz normą ISO/IEC 17025.

Odpowiedzialność

Za nadzór nad stosowaniem procedury odpowiedzialny jest Kierownik Działu Zakupów.

Opis postępowania

W celu utrzymaniu ciągłości pracy laboratoria dokonują zakupów wyposażenia pomiarowego, materiałów pomocniczych i odczynników, usług, norm, przepisów i podręczników.

Zakupy wyposażenia pomiarowego

Wniosek o zakup wyposażenia pomiarowego może zgłosić ustnie do kierownika pracowni każdy pracownik laboratorium. Kierownik pracowni przygotowuje „Wniosek o zakup wyposażenia pomiarowego”. Wniosek opiniuje kierownik laboratorium a zatwierdza Dyrektor. Po zatwierdzeniu wniosek przekazywany jest do Kierownika Działu Zakupów. Dział Zakupów ogłasza i przeprowadza pełną lub uproszczoną procedurę przetargową.

Pełna procedura przetargowa

Dyrektor wydaje decyzję w sprawie powołania Komisji Przetargowej do oceny i wyboru oferty. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje Komisja Przetargowa w składzie: kierownik laboratorium/ pracowni, kierownik Kierownika Działu Zakupów, referent Kierownika Działu Zakupów i w zależności od przedmiotu przetargu – ewentualnie dodatkowe osoby z laboratorium i Działu Zakupów. Komisja przetargowa redaguje protokoły z otwarcia i oceny ofert i wnioskuje o zatwierdzenie do Dyrektora. Po wyborze oferty Dział Zakupów sprawdza czy wybrany oferent figuruje w „Rejestrze zatwierdzonych dostawców wyposażenia pomiarowego”. Rejestr znajduje się u Kierownika Działu Zakupów.

Procedura uproszczona

Kierownik Działu Zakupów realizuje zgłoszony wniosek o zakup wyposażenia pomiarowego bez procedury przetargowej. Wniosek musi być podpisany przez kierownika laboratorium po sprawdzeniu czy dostawca znajduje się w „Rejestrze zatwierdzonych dostawców”. Jeśli nie realizowana jest pełna procedura przetargowa. O wyborze dostawcy decydują oferowane parametry techniczne, spełnienie wymagań jakościowych laboratorium, serwis gwarancyjny i pogwarancyjny, termin dostawy, cena. W przypadku gdy dostawca nie figuruje w „Rejestrze”, Kierownik Działu Zakupów zasięga opinii innych użytkowników oraz ustala czy dostawca oferuje towar o uznanej jakości (certyfikat na wyrób, certyfikat systemu jakości itp). Po przeanalizowaniu czy dostawca spełnia wymagania Kierownik Działu Zakupów wypełnia „Kartę oceny dostawcy” i przekazuje do zatwierdzenia Dyrektorowi. Po uzyskaniu akceptacji Dyrektora, Kierownik Działu Zakupów dokonuje wpisu do „Rejestru zatwierdzonych dostawców”. Jeżeli dostawca przestał spełniać wymagania Kierownik Działu Zakupów składa do Dyrektora wniosek o skreślenie dostawcy z rejestru. Po otrzymaniu decyzji Kierownik Działu Zakupów. aktualizuje „Rejestr zatwierdzonych dostawców”.

Postępowanie przy przyjęciu dostawy:

sprawdzenie zgodności dokumentacji towarzyszącej dostawie ze złożonym zapotrzebowaniem
sprawdzenie zgodności dokumentacji towarzyszącej z zawartością dostawy
sprawdzenie jakości dostawy pod względem widocznych wad.

Powyższych sprawdzeń dokonuje Nadzorujący wyposażenie pomiarowe lub pracownik Kierownika Działu Zakupów oraz kierownik odpowiedniej pracowni parafując dokumenty dostawcze. Jeżeli dostawa nie spełniła w/w wymagań, Kierownik Działu Zakupów zgłasza reklamację oraz wpisuje ocenę do „Rejestru zatwierdzonych dostawców”. Przekazywanie dostawy do pracowni następuje za pisemnym potwierdzeniem odbioru przez kierownika pracowni.

Zakup materiałów pomocniczych i odczynników

Zamówienia na materiały pomocnicze i odczynniki sporządzane są na podstawie analizy potrzeb przez kierowników pracowni z uwzględnieniem „Rejestru zatwierdzonych dostawców materiałów pomocniczych i odczynników”, akceptowane przez kierownika laboratorium i zatwierdzane przez Dyrektora „Zapotrzebowanie na materiały pomocnicze i odczynniki”. Kierownik Działu Zakupów po ustaleniu wstępnej wartości zamówienia przystępuje do jego realizacji zgodnie z trybem postępowania określonym powyżej. O wyborze dostawcy decydują następujące kryteria: spełnienie wymagań jakościowych, gwarancja, cena, termin dostawy. W przypadku gdy dostawca nie figuruje w rejestrze, pracownik Kierownika Działu Zakupów zasięga opinii innych użytkowników oraz analizuje czy dostawca oferuje towary o uznanej jakości. Wypełnia „Kartę oceny dostawcy” i po akceptacji dyrektora, Kierownik Działu Zakupów dokonuje wpisu dostawcy do „Rejestru zatwierdzonych dostawców materiałów pomocniczych i odczynników”. Skreślenie z rejestru odbywa się na zasadach powyżej.

Postępowanie przy przyjęciu dostawy

Kierownik pracowni lub osoba przez niego upoważniona dokonuje:

sprawdzenia zgodności dokumentacji towarzyszącej dostawie ze złożonym zapotrzebowaniem,
sprawdzenie zgodności dokumentacji towarzyszącej z zawartością dostawy,
sprawdzenie jakości dostawy pod względem widocznych wad,
sprawdzenie deklarowanego terminu ważności
i potwierdza zgodność podpisem na dokumentach dostawczych.

Jeżeli dostawa nie spełnia w/w wymogów, przekazuje informację do Kierownika Działu Zakupów. Kierownik Działu Zakupów uruchamia reklamację oraz wpisuje ocenę do „Rejestru zatwierdzonych dostawców”. Przekazanie dostawy odbywa się bezpośrednio do pracowni za pisemnym potwierdzeniem odbioru przez kierownika pracowni lub osobę upoważnioną. Nie prowadzi się magazynowania odczynników w laboratoriach.

Zakup usług

Laboratoria korzystają z następujących rodzajów usług zewnętrznych:

wzorcowanie wyposażenia pomiarowego
szkolenia (np. szkolenia z zakresu niepewności pomiarowej)
serwis gwarancyjny i pogwarancyjny wyposażenia
naprawy wyposażenia
naprawy i sprawdzenia instalacji technicznych w laboratorium
utylizacja próbek i pozostałości po badaniach

Wzorcowanie wyposażenia pomiarowego wykonywane jest w laboratoriach Urzędów Miar lub innych kompetentnych laboratoriach wzorcujących. Zamówienia dotyczące wzorcowania wyposażenia pomiarowego przygotowuje Nadzorujący wyposażenie pomiarowe. Serwis gwarancyjny i pogwarancyjny wykonywany jest przez służby serwisowe danej firmy zgodnie z warunkami gwarancji. Naprawy wyposażenia pomiarowego wykonywane są przez służby serwisowe. Naprawy i sprawdzenia instalacji technicznych w laboratorium wykonywane są przez firmy specjalistyczne, posiadające stosowne uprawnienia w tym zakresie. Zamówienia na usługi sporządzane są na formularzu „Zapotrzebowanie na usługi” na podstawie analizy potrzeb przez kierownika pracowni z uwzględnieniem „Rejestru zatwierdzonych dostawców”, opiniowane przez kierownika laboratorium. Realizacja zamówienia oraz wybór dostawcy i skreślenie z rejestru odbywa się na zasadach opisanych powyżej. Nabywanie usług dotyczących szkoleń odbywa się zgodnie z procedurą „Szkolenia”.

Zakup norm, przepisów i książek

Zapotrzebowanie na zakup norm, przepisów i książek sporządzane są na dedykowanym formularzu. Kierownik Działu Zakupów informuje kierownika laboratorium/ pracowni o stanie realizacji złożonych wniosków i zapotrzebowań na wyposażenie pomiarowe, materiały pomocnicze, odczynniki i usługi. Dokumentacja dotycząca nabywania usług, dostaw, szkoleń prowadzona jest przez Kierownika Działu Zakupów i obejmuje wnioski o zakup usług i dostaw, ogłoszenia, specyfikacje i protokoły przetargowe, faktury, kopie zamówień do dostawców, umowy. Kopie wniosków o zakup znajdują się u kierowników laboratorium/ pracowni.

Dokumenty związane

Procedura „Szkolenia”.