Zarządzanie próbami do badań

Zarządzanie próbami do badań

Próbki w laboratorium – jak nimi zarządzać?

 

Pobieranie próbek

Proces pobierania próbek musi mają być odpowiednio nadzorowany w celu zapewnienia ważności wyników badań i kalibracji. Laboratorium jest zobligowane do posiadania planu pobierania próbek i procedury pobierania próbek, jeżeli wykonuje pobierania próbek substancji, materiałów lub produktów dla testów lub kalibracji. Plan i procedura pobierania próbek powinny być również dostępne w miejscu, gdzie odbywa się pobór prób. Plany pobierania próbek zawsze, gdy jest to uzasadnione, powinno się opierać na właściwych metodach statystycznych. Procedura pobierana próbki opisuje wybór próbek, możliwe matryce, czynności składające się na pobranie próbki i jej ewentualne utrwalenie w miejscu poboru, wymagane warunki transportu próby do laboratorium. Po otrzymaniu w laboratorium, próbki laboratoryjne mogą wymagać dalszej obróbki, takich jak dzielenie lub przygotowanie przed analizą.

Jeżeli laboratorium nie przyczyniło się do pobierania próbek (czyli zostały dostarczone przez klienta), podaje się w sprawozdaniu, że analizie zostały poddane próbki odbierane od klienta.

Laboratorium posiada procedury rejestrowania odpowiednich danych odnoszących się do operacji pobierania próbek. Te rejestry te zawierają informacje na temat zastosowanych procedur pobierania próbek, identyfikacji próbnika, a w stosownych przypadkach, warunków środowiskowych w trakcie poboru i transportu prób do laboratorium.

 

Obsługa materiałów i obiektów poddawanych badaniom

Laboratorium musi posiadać procedury dla transportu, odbierania, obsługi, ochrony, magazynowania, przechowywania, usuwania i zwrotu próbek i obiektów badań. W laboratorium należy wdrożyć system identyfikacji obiektów, które maja być poddane badaniu lub kalibracji. O należytą identyfikację należy zadbać zawsze, gdy materiał do badania znajduje się pod opieką laboratorium. System musi zostać tak zaprojektowany i eksploatowany, aby zapewnić, że próbki nie zostaną pomylone fizycznie. Gdy po otrzymaniu próbki do badań zostaną stwierdzone zaburzenia lub odchylenia od normalnych lub określonych warunków zdefiniowanych w procedurze przechowywania próbek lub metodzie badawczej, odchylenia te należy udokumentować. Gdy laboratorium ma wątpliwości co do przydatności próbki dla badań, lub gdy opis próbki nie jest zgodny z opisem w zamówieniu lub gdy nie jest wystarczająco szczegółowy, laboratorium musi zasięgnąć opinii klienta i poprosić o dodatkowe instrukcje przed przystąpieniem do badań. Komunikacja z klientem w tym zakresie powinna zostać szczegółowo udokumentowana. Gdy klient wymaga przeprowadzenia badania pomimo stwierdzonych odchyleń, laboratorium zawiera klauzulę zrzeczenia się odpowiedzialności w raporcie z badań wskazując, że wyniki mogą być zagrożone.

Laboratorium posiada procedury i właściwe środki techniczne tak, aby unikać pogorszenia, utraty lub uszkodzenia próbek podczas ich obsługi, transportu, badań, przechowywania lub przygotowania. Gdy próbki do badań mają być przechowywane lub klimatyzowanych lub ściśle określonych warunkach środowiskowych, warunki te muszą być utrzymane, monitorowane i rejestrowane. W przypadku, gdy obiekt badań jest zwracany klientowi po testach, laboratorium powinno podjąć szczególne środki ostrożności, aby zapewnić, że materiał ten nie zostanie uszkodzony w transporcie.