Procedura szkoleń w laboratorium akredytowanym

Procedura szkoleń w laboratorium akredytowanym

ISO 17025 – Przykład procedury szkoleń

 

Cel procedury

Celem procedury jest ustalenie trybu postępowania w zakresie określania potrzeb szkoleniowych, ich zgłaszania, opiniowania i zatwierdzania do realizacji, a także sposobu dokumentowania planowanych i zrealizowanych szkoleń nowo przyjętych pracowników, oraz podnoszenia kwalifikacji personelu laboratorium objętego systemem jakości.

 

Przedmiot procedury

Procedura dotyczy zasad przeprowadzania szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych, ich planowania i dokumentowania.

 

Zakres stosowania

Procedura obowiązuje pracowników laboratorium objętych systemem jakości.

 

Stosowana terminologia

Stosowana terminologia jest zgodna z Międzynarodowym Słownikiem Podstawowych i Ogólnych Terminów Metrologicznych (GUM 1996r.) oraz normą ISO/IEC 17025.

Szkolenia wewnętrzne – szkolenia realizowane w laboratorium przez zaproszonych specjalistów lub pracowników laboratorium

Szkolenia zewnętrzne – szkolenia realizowane przez wyspecjalizowane jednostki szkoleniowe i ekspertów poza siedzibą laboratorium.

Szkolenia wstępne – szkolenia pracowników nowo zatrudnianych.

Okres wstępny – określony czas przewidziany na szkolenia pracowników nowo zatrudnianych.

 

Odpowiedzialność

Za nadzór nad stosowaniem procedury odpowiada Pełnomocnik Dyrektora ds. Jakości.

 

Opis postępowania

Szkolenia wstępne

Dla nowo zatrudnianego pracownika kierownik pracowni opracowuje indywidualny harmonogram szkoleń w okresie wstępnym, który obejmuje szkolenie wynikające z przepisów (szkolenia BHP i PPOŻ), szkolenia stanowiskowe związane z obsługą stanowiska pracy szkolenia metodyczne związane z zakresem badań, szkolenia dotyczące systemu jakości. Szkolenia wynikające z przepisów w zakresie BHP i PPOŻ organizowane są przez osoby zatrudnione w laboratorium na stanowiskach inspektora BHP i PPOŻ. Szkolenia na przewidzianym stanowisku pracy oraz z zakresu metod badań prowadzone są przez kierownika pracowni lub osobę przez niego wyznaczoną. Szkolenia dotyczące systemu jakości realizuje Pełnomocnik Dyrektora ds. Jakości.

Każde odbyte szkolenie notowane jest przez prowadzącego szkolenie w „Karcie szkoleń pracownika”. Po okresie wstępnym kierownik pracowni w porozumieniu z kierownikiem laboratorium sprawdza przygotowanie pracownika do podjęcia pracy na danym stanowisku, z czego sporządza zapis w „Karcie szkoleń pracownika”.

 

Szkolenia wewnętrzne

Kierownik laboratorium uwzględniając zgłaszane przez pracowników potrzeby szkoleniowe oraz bieżące i przewidywane zadania w laboratorium sporządza w uzgodnieniu z Pełnomocnikiem Dyrektora ds. Jakości „Potrzeby szkoleń wewnętrznych / zewnętrznych”. Potrzeby szkoleń wewnętrznych obejmują również szkolenia doskonalące w zakresie merytorycznej działalności laboratorium (obsługiwanie nowego wyposażenia, wprowadzenie nowej metodyki badawczej) oraz systemu jakości. Potrzeby szkoleniowe zatwierdzane są przez kierownika laboratorium. W przypadku szkoleń realizowanych przez instytucje zewnętrzne – wniosek o takie szkolenie wystawiony przez kierownika laboratorium podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora. Prowadzącymi szkolenia są osoby wytypowane przez kierownika laboratorium spośród pracowników laboratorium lub osoby z instytucji zewnętrznych. Dokumentowanie szkoleń wewnętrznych polega na sporządzaniu przez prowadzącego szkolenie notatki obejmującej tematykę, listę uczestników i datę przeprowadzenia szkolenia lub w przypadku instytucji szkolącej na wydaniu zaświadczeń dla uczestników szkolenia.  Zrealizowane szkolenia odnotowywane są w „Karcie szkoleń pracownika i przechowywane przez kierowników pracowni, dla pracowników bezpośrednio im podległych. Karty szkoleń kierowników pracowni i kierowników laboratorium prowadzi i przechowuje kierownik laboratorium. W miarę potrzeb i możliwości szkolenia wewnętrzne mogą być sukcesywnie uzupełniane.

 

Szkolenia zewnętrzne

Na podstawie analizy otrzymanych z instytucji zewnętrznych ofert szkoleniowych, zgłoszeń pracowników, analizy aktualnych i przewidywanych zadań laboratorium kierownik laboratorium, w porozumieniu z kierownikiem pracowni, wypełnia „Potrzeby szkoleń wewnętrznych/zewnętrznych” wpisując wybraną tematykę szkolenia i instytucję szkolącą z podaniem uczestników, terminów i kosztów szkolenia. Potrzeby szkoleniowe przedkładane są do zatwierdzenia Dyrektorowi. W miarę potrzeb i możliwości szkolenia zewnętrzne mogą być sukcesywnie uzupełniane. Wniosek o takie szkolenie wystawiony przez kierownika laboratorium podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora. Po zatwierdzeniu szkolenia te są realizowane sukcesywnie. Formalności związane z obsługą finansową i prowadzeniem rejestru dostawców usług szkoleniowych realizuje kierownik Działu Zakupów.

Usługa szkoleniowa zamawiana jest przez kierownika laboratorium u dostawców znajdujących się w „Rejestrze zatwierdzonych dostawców usług szkoleniowych”. W przypadku gdy dostawca nie figuruje w rejestrze kierownik laboratorium na podstawie oferty sprawdza czy oferent spełnia określone kryteria dotyczące tematyki szkolenia, kosztu, wykładowcy, uzyskiwanego certyfikatu/zaświadczenia dla uczestników szkolenia, miejsca szkolenia.

Kierownik laboratorium może również zasięgnąć opinii osób trzecich, które uczestniczyły już w szkoleniu organizowanym przez oferenta, wypełnia „Kartę oceny dostawcy usług szkoleniowych” i przekazuje do zatwierdzenia Dyrektorowi Laboratorium. Po uzyskaniu akceptacji dostawca jest wpisywany przez kierownika Działu Zakupów do „Rejestru zatwierdzonych dostawców usług szkoleniowych.” Jeżeli dostawca przestał spełniać wymagania, kierownik laboratorium składa do Dyrektora Laboratorium wniosek o skreślenie go z rejestru w „Karcie oceny dostawcy usług szkoleniowych”. Po otrzymaniu decyzji kierownik Działu Zakupów aktualizuje „Rejestr zatwierdzonych dostawców usług szkoleniowych”.

Kopie świadectw, zaświadczeń lub innych potwierdzeń odbytych przez pracownika szkoleń zewnętrznych przechowywane są przez kierownika pracowni dla pracowników bezpośrednio mu podległych. Kopie takich dokumentów dla kierowników pracowni i kierowników laboratorium przechowuje kierownik laboratorium. Zrealizowane szkolenia odnotowywane są w „Karcie szkoleń pracownika”. Ocenę efektów szkoleń prowadzą kierownicy laboratorium poprzez indywidualne rozmowy i ocenę praktycznych efektów szkoleń i zapisują w formularzu „Ocena praktycznych efektów szkolenia”.